МАП - распространение газет и журналов


Черная пятница
Аналитика
Карта сайта
Картинка

Организация контроля за логистическими процессами в ООО "Межрегиональное агентство подписки"

Иван Огородников

Начальник отдела логистики ООО «Межрегиональное
агентство подписки»

Удаленная логистика

Отдел логистики в нашем агентстве – по своей сути это орган контроля. Благодаря нашей информационной системе отдел логистики и наш аутсорсинговый логистический центр видят все товарные потоки в едином разрезе: список изданий, которые планируются к поступлению, с тиражами по городам Российской Федерации, с планированием даты поставки на склад и отгрузки. Мы координируем работу складских, экспедиционных и транспортных подразделений логистического центра путем обмена с ними информацией по планируемым данным на месяц, на неделю, на сутки вперед, для того чтобы менеджеры склада могли рассчитать, сколько людей в смене понадобится для обработки этого количества продукции, и при получении более точных данных на ближайшие сутки и неделю своевременно спланировать свои трудозатраты. Одновременно с подписными изданиями, проходящими сортировку на автоматизированной линии TOP TWI, на склад поступают розничные тиражи изданий, которые обрабатываются на отдельном участке данной организации вручную.

В информационной системе нашего агентства можно увидеть, какие заказы на складе (на каждом из участков подписки и розницы) сформированы, для какого региона либо клиента, в какие сроки (вплоть до часов, минут и секунд). Мы имеем возможность в режиме реального времени управлять приоритетами обработки продукции на сортировочной линии на уровне регионов, на уровне альтернативных и магистральных перевозчиков, во время работы линии производить отправки продукции, что значительно сокращает сроки обработки.

Если на складе или у наших клиентов (УФПС РФ) возникают какие-либо проблемы, связанные с входящим потоком продукции (несвоевременное поступление продукции для обработки, недопоставка, брак), с перевозчиками (несвоевременная постановка автотранспорта на погрузку, срывы доставки), наше подразделение автоматически включается в работу – то есть происходит стандартная диффузия всех функций нашего отдела с соответствующими подразделениями логистического центра.

Структура склада

Упрощенная структура склада такова: первый уровень (производственный) – операторы (рабочие-кладовщики и работники сортировочной линии) и менеджеры склада, которые отвечают за товаропотоки, обработку продукции, сроки обработки на каждом из участков подписки/розницы. Следующий уровень – транспортное подразделение логистического центра, отвечающее за прием с линии и участка ручной упаковки готовой (проэкспедированной) продукции и обеспечение ее отправки на магистральные и альтернативные каналы доставки, а также за поставку на склад ряда тиражей отдельных издательских домов, не имеющих возможности организовать доставку тиражей нашего агентства до логистического центра своими силами. Два высших уровня – это стандартные управленческие параллели, с которыми наш отдел взаимодействует по стандартным административным и финансовым вопросам и задачам. То есть фактически интеграция отдела логистики нашего агентства и склада нашего партнера – логистический центр охватывает все уровни производства, начиная от операционного и заканчивая административными ресурсами.

Кроме того, наш отдел взаимодействует с отделом закупок, который осуществляет закупку продукции непосредственно у издателей и поставку ее на склад. Логисты координируют план поставок продукции с закупщиками. Эта информация тут же отражается в информационной системе и становится доступна для склада.

С отделом подписки мы взаимодействуем по вопросам, связанным с работой Управлений федеральной почтовой связи Почты России, проводим совместно анализ результатов работы.

Департамент IT – это один из самых важных для нас департаментов. Его сотрудники являются авторами информационной системы нашего агентства, а также ее программных модулей, с которыми работает склад. С ними мы согласовываем исправления и доработки программного обеспечения на складе и в офисе, обсуждаем заявки, которые хотел бы подать склад, описываем наши внутренние нужды (наш отдел работает не только с аутсорсинговым логистическим центром, у нас есть еще несколько контрагентов по предоставлению услуг экспедирования печатной продукции, а также перевозчиков, с которыми мы заключаем договоры и налаживаем работу в соответствии с типом оказываемых услуг).

Департамент по технологиям и качеству отвечает за показатели работы каждого подразделения МАП, в том числе и нашего. Что такое система логистики с позиции менеджмента качества? Отслеживается количество ошибок на каждом этапе, идет мониторинг удовлетворенности клиентов. Один из важных показателей – время нахождения продукции на складе. За счет скорости обработки продукции нам не нужен большой склад. Использование автоматизированной сортировочной линии и прозрачные механизмы взаимодействия между МАП и логистическим центром позволяют наладить четкое и эффективное сотрудничество.

Для работы нашего агентства характерны высокие показатели качества и строгий контроль, что позволяет отделу логистики, этому своеобразному маленькому сердечку компании, в максимально сжатые сроки принимать поступающую продукцию, координировать работу на складе и обеспечивать поставки нашим клиентам в регионах РФ.

Статистика подписки и розницы

Подписная печатная продукция нашего агентства доставляется в 1925 точек рассыла. Розничная продукция – в 95 точек рассыла.

Наши перевозчики

Как уже говорилось, мы сотрудничаем с несколькими компаниями-перевозчиками, которые охватывают порядка 35% регионов РФ: по Золотому кольцу, Черноземью, в Краснодар, Ростов, по республикам Северного Кавказа, по Москве и области.

Также мы работаем с несколькими перевозчиками, относящимися к подразделениям управлений Федеральной почтовой связи (УФПС). Их автобазы присылают свои почтовые машины в Москву и доставляют печатную продукцию к себе в регионы на обработку (в Тверь, Рязань, Смоленск). Все эти контрагенты относятся к категории так называемых альтернативных перевозчиков.

Основной наш контрагент по перевозке – это собственно «Почта России» в лице ее филиала – Главного центра магистральных перевозок почты (ГЦМПП) – и его линейных подразделений. МАП как одно из крупнейших подписных российских агентств является для ФГУП «Почта России» клиентом федерального уровня.

Понятно, что доставка и экспедирование требуют финансового и тарифного анализа. Все наши затраты учитываются как в продажных ценах розницы, так и в подписных каталожных ценах подписки. Перевозчик выбирается нами по результатам маркетинга рынка. Учитывается не только скорость доставки, но и качество услуг, и цена, за которую он эти услуги выполняет.

Мы работаем с организациями, специализирующимися на региональных перевозках. Например, у нас есть договор с ООО «Курьер Новых Известий». Эта компания уже 10 лет на рынке региональных перевозок по Золотому кольцу, поставляет в эти города тиражи печатных изданий напрямую из Московских типографий. УФПС делает заказ, и перевозчик должен, согласно расписанию, привезти груз. При этом надо сказать, что транспорт по нашим договорам ходит 5–6 дней в неделю, исключая выходные дни УФПС либо выходные дни перевозчика, отраженные в нашем с ним договоре и согласованные с УФПС. Время, к которому должна прийти машина в регион, определено очень строго. Ведь на местах люди должны получить нашу подписку (или подписку другого агентства) и те издания, которые само УФПС заказало этому перевозчику. Издания прямо с колес принимаются в сортировку и через несколько часов уже расходятся по городам региона, откуда попадают в почтовые отделения для доставки подписчикам. То есть специфика перевозчиков, которых мы привлекаем для доставки в регионы, ясна и максимально оптимизирована как под нужды УФПС, так и нашей организации.

Еще один наш партнер – воронежская организация ЗАО «Сегодня-пресс Воронеж», занимающаяся торговлей печатной продукции по Черноземью и предоставляющая транспортные услуги.

Питерская компания «Нева Пресс» входит в наш холдинг, имеет свои склады в Москве и Санкт-Петербурге и работает по доставке продукции в собственную сеть магазинов. Для нас доставляет грузы до питерских УФПС и часть тиражей в Новгородскую область.

ООО «Логос-Юг» также холдинговая организация, имеющая собственную сеть магазинов в Краснодаре и доставляющая нашу продукцию по нашим заказам в Ставропольский Край (Минераловодский магистрально-сортировочный центр), а также в УФПС Ростовской области и УФПС Краснодарского края.

Аутсорсинговый логистический центр МАП занимается доставкой и экспедированием нашей продукции по Московской области. По Москве работают машины нашего логистического центра, которые возят продукцию в 14-й цех Моспочтамта – подразделение, сортирующее издания по адресной доставке до московских подписчиков. Также в логистическом центре мы заказываем транспорт для доставки тиражей издателей на склад.

Планирование логистики МАП

Планирование является важной составляющей нашего бизнеса.

1. Работа с планом поставки – это ежедневная корректировка, созвон с издателями, внесение всех изменений в нашу базу данных, взаимодействие с отделом товародвижения логистического центра по получению этих данных, а с их стороны – расчет рабочих затрат (вывод необходимого количества работников, контроль за этим).

2. Максимально успешная и своевременная доставка по альтернативным перевозчикам достигается за счет планирования объемов перевозок с ежедневной их корректировкой. Поскольку мы отслеживаем сроки поступления и обработки продукции, мы можем спрогнозировать для каждого перевозчика объем планируемых перевозок, который обеспечивает нам логистический центр.

3. Планирование вывоза продукции от издателей происходит по стандартной схеме: заказ нужного количества автотранспорта под нужное количество паллет, с учетом планируемого тоннажа.

4. Планирование затрат и распределение финансовых потоков. Наше подразделение планирует собственный бюджет на каждое полугодие (чему предшествуют переговоры с перевозчиками, в некоторых случаях с издательствами, по поводу тарифов).

Основная сложность при построении системы планирования состоит в прогнозировании. Так, на ранних этапах сотрудничества многие издатели не могли спрогнозировать дату поставки своей продукции на склад хотя бы с точностью до дня. Сейчас, имея договоры с 2272 издательствами, мы довели точность поставки изданий на склад до 80% и более со всего объема. То есть мы можем прогнозировать работу склада на каждые сутки. Это стало возможным благодаря взаимодействию подразделений и своевременной коррекции всех рабочих моментов. Стоит сказать, что на склад поступают также издания, которые нужно не просто принять и обработать, но и, например, вложить в них рекламные материалы, зацеллофанировать. Бывали даже курьезные случаи, когда на изданиях приходилось переклеивать номера! Сегодня логистический центр оказывает дополнительные услуги, не ставя под угрозу выполнение основных функций.

Вторая трудность заключалась в прогнозировании перевозчикам их объемов. Теперь эта проблема решается с помощью планирования и координации прогнозных данных по объемам между нашим отделом логистики, перевозчиком и складом.

Диспетчеризация отправок

Ориентируясь на расписание приезда машин, мы ежедневно подготавливаем продукцию на складе для каждого из перевозчиков и для магистральных каналов строго под рейсы поездов, самолетов, под машины, отправляющиеся с нашей продукцией на вокзалы. На каком этапе обработки находится каждое издание, мы знаем с точностью до одной секунды. Это возможно благодаря тому, что информационная система присваивает каждой накладной в режиме реального времени определенный статус (сформирована; в работе; готова; упакована; переведена на экспедицию и ждет отправки; включена в транспортный документ и грузится в машину; отправлена).

Перевозчика в случае несоблюдения жестких договорных условий в части сроков ждут штрафные санкции. Если машина к определенному времени не сдаст продукцию в согласованное УФПС, то нам тут же поступит по электронной почте информация от УФПС о том, что груз прибыл с опозданием. Этот автоматический информационный инструмент позволяет контролировать сроки поставки. Ведь в одной машине везется как подписной, так и розничный тираж, а большая часть розничных изданий живет в буквальном смысле слова несколько часов. Поэтому они должны быть поставлены четко ко времени, их уже ждут люди. Ежедневно в претензионный отдел (а также и в наш отдел) попадают акты – копии транспортных документов с отметкой о времени прибытия груза. Я вправе также запросить эти документы у самого перевозчика. Поэтому для нас не составляет труда диспетчеризация вплоть до получения груза подразделением УФПС.

Как мы несем ответственность перед «Почтой России» за сроки поставки, так и она несет перед нами ответственность за сохранность груза. По договору магистральной перевозки за потерянный груз почта отвечает в размере стоимости утраченного. Какие меры принимаются для исключения таких случаев?

Уже больше года мы очень тесно взаимодействуем со службой безопасности филиала ФГУП «Почта России» – Главного центра магистральных перевозок почты (ГЦМПП), при необходимости обеспечиваем работникам своего отдела допуск на грузовые терминалы на вокзалах и в аэропортах. Например, в аэропорте «Внуково» у нас никаких проблем никогда не было и нет, а с цехом ГЦМПП в «Домодедово» мы постоянно обмениваемся информацией, выезжаем, проверяем грузы на месте.

Если служба безопасности подключилась к отправке того или иного груза, проверила, соответствующим образом проактировала его, почта не имеет права отказать нам в удовлетворении направленных нами претензий в ее адрес о пропаже какой-либо продукции. Мы прослеживаем путь своего груза от логистического центра до получения его в линейных подразделениях УФПС РФ, и на всем пути следования по магистральным каналам доставки ответственность за его сохранность несет «Почта России».

Подводя итог, можно сказать, что четко отлаженное сотрудничество МАП с аутсорсинговым логистическим центром, прозрачная система взаимодействия с перевозчиками, прогнозирование всех процессов, анализ финансовых потоков приводит к быстрой и безошибочной работе.

Сергей Морозов

Директор по технологиям и качеству ООО «Межрегиональное
агентство подписки»

Система менеджмента качества контролирует показатели логистики

Претензионный отдел был выделен в отдельное бизнес-подразделение по нескольким причинам. Основная – это не декларативная, а системная, целенаправленная и, я бы сказал, деликатная работа с партнерами и потребителями. До создания самостоятельного подразделения претензии рассматривались в течение 15 суток, после создания отдела не более суток. К тому же в тот период (2004 г.) в компании активно развивалось направление розничных продаж через сети УФПС, что увеличило объемы претензионной работы.

Другая причина экономическая. За счет эффективной работы претензионного отдела МАП ежегодно оставляет в собственном обороте весьма существенные средства.

Из всей возможной совокупности показателей, характеризующих работу логистического комплекса, системой менеджмента качества МАП в реальном времени контролируются три:

  • качество поставок периодической печатной продукции от поставщиков (измеряется в процентах, характеризует качество поставок продукции от издателей);
  • среднее время обработки продукции на складе (характеризует скорость обработки печатной продукции от момента поставки ее на склад до момента отправки на канал доставки в регионы);
  • качество доставки (характеризует ошибки, которые возникают при экспедировании и в момент доставки продукции до региональных сортировочных центров).

Специалистам, хорошо представляющим себе всю цепочку поставок периодической печати по подписке, очевидно, что выбор этих показателей не случаен, поскольку именно они не только прекрасно характеризуют качество работы подписного агентства, но и оказывают значительное влияние на удовлетворенность конечного потребителя – подписчика.

За последние 5 лет удалось достигнуть больших успехов в улучшении показателей логистики. Среднее время обработки печатной продукции по итогам 2007 года составило 2 суток по подписке и менее суток по рознице. В 2005 году эти же показатели составляли около 6 суток по подписке и 2 суток по рознице. 0,14% – количество ошибок доставки продукции в регионы в 2007 году.

Количество ошибок уменьшилось почти в два раза по сравнению с итогами 2006 года (0,26%). Надо сказать, что в 2007 году мы существенно улучшили качество нашей работы, особенно качество работы логистического комплекса. На сайте МАП в разделе «Политика в области качества» в открытом доступе размещены не только фактические данные по всем показателям, но и методика, по которой эти данные рассчитываются в корпоративной информационной системе, плановые и фактические значения, начиная с 2003 года. За текущий год эти же данные на сайте приводятся помесячно.

Что касается проблем, то они, конечно присутствуют. Например, средние и особенно мелкие издатели несколько беспечно относятся к качеству поставок собственных изданий. И если проблему недовложений в стандартные пачки еще можно как-то решить за счет экземпляров, поставляемых ими на «просчет», то проблемы плохой упаковки стандартных пачек или качества полиграфии решаются крайне тяжело и неохотно. Конечно, этих издателей можно понять: они стремятся максимально экономить на стоимости упаковки и на качестве печати. Между тем эти проблемы ложатся на логистический комплекс МАП. Например, вследствие неравномерного увлажнения при транспортировке части изданий в плохо упакованных пачках или печати одного тиража на бумаге разного качества возникает несоответствие веса одних и тех же изданий в стандартной пачке. Из-за этого приходится постоянно останавливать сортировочную линию и менять настройки весового контроля, что приводит к увеличению времени сортировки изданий по точкам рассылки. А проще говоря, подписчики такие издания получат с опозданием…

Мы не рассматриваем технологии МАП (в том числе логистические цепочки) как обособленные и самодостаточные. Будущее за контролем и управлением всей цепочкой поставок, причем при участии всех партнеров – издателей, подписных агентств, магистрального перевозчика, подразделений УФПС. А нужного контроля и управления можно добиться только за счет взаимного проникновения в процесс поставок всеми заинтересованными сторонами.

Разработка сайта:  РБК СОФТ
© 2006-2018 Сетевое издание: МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПОДПИСКИ. Распространяется бесплатно.
Зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
Свидетельство о регистрации СМИ ФС 77-66013 от 10 июня 2016г
Издатель СМИ: Общество с ограниченной ответственностью "Межрегиональное агентство подписки"
Адрес Издателя: 127015, г. Москва, ул. Вятская, д. 49, стр. 1, пом. I, комн.7.
Адрес Редакции: 127015, Россия, г. Москва, ул. Вятская, д. 49, стр. 1, комн. 1.
Главный редактор: Лашина С.В. Многоканальный телефон Редакции: +7(495) 648-93-94 доб. 1101;
E-mail редакции: info@vipishi.ru факс: +7(495) 648-93-94.
Учредитель СМИ: Общество с ограниченной ответственностью "Электронные медиа системы"
Адрес Учредителя: 127015, Россия, г. Москва, ул. Вятская, д. 49, стр. 1, комн. 1.
Есть вопросы? Напишите нам!